Vedtægter for Agerskov Sogns Lokalhistoriske Arkiv

§ 1.

Arkivets navn er Agerskov Sogns Lokalhistoriske Arkiv. Arkivet er selvejende og er hjemmehørende i Agerskov i Tønder Kommune. Arkivet er stiftet23.5.1991 i Nr. Rangstrup Kommune.

§ 2.

Stk. 1.  Arkivets formål er at indsamle og bevare arkivalier, billed- og lydoptagelser samt kopier af originale arkivalier, som arkivet ikke kan få overdraget.

Stk. 2.  Arkivet skal foretage registrering af arkivalierne og opbevare disse på en betryggende måde.

Stk. 3. Arkivet skal give alle interesserede mulighed for efter gældende regler for tilgængelighed (herunder hensyn til beskyttelse af privatlivets fred, indgåede aftaler og evt. deponering) at beskæftige sig med dets arkivalier samt skal være til rådighed med hjælp og rådgivning. Udlån kan ikke finde sted.

§ 3.

Stk. 1. Arkivet er selvstændigt med egen bestyrelse og egen økonomi. Arkivet vil dog normalt have et nært samarbejde med Lokalhistorisk Forening for Agerskov Sogn.

Stk. 2.  Arkivets arkivalier er at betragte som offentligt eje, men kan også omfatte midlertidigt deponerede arkivalier om hvilke en skriftlig aftale er truffet.

§ 4.

Den til arkivets drift nødvendige kapital tilvejebringes ved tilskud fra offentlige myndigheder, private institutioner, fonde, organisationer og virksomheder. Desuden gennem lovgivningen efter de til enhver tid gældende regler samt eventuelt ved kontingenter og tilskud fra Lokalhistorisk Forening for Agerskov Sogn.

§ 5.

Stk. 1.  Arkivet ledes af en bestyrelse på 5 medlemmer. Denne vælges på den ordinære generalforsamling for en 2-årig periode med skiftevis 2 og 3 medlemmer. Desuden vælges 2 revisorer som skiftevis vælges for en 2-årig periode. Der vælges årligt 2 suppleanter for bestyrelsen og 1 suppleant for revisorerne.

Stk. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i januar kvartal og indkaldes med mindst 14 dages varsel gennem den lokale presse.

Stk. 3.  Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal omfatte mindst følgende punkter:

1. Valg af dirigent.
2. Formandens beretning.
3. Arkivlederens beretning.
4. Kassererens forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse.
5. Indkomne forslag.
6. Valg.
7. Eventuelt.

Stk. 4. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Der ned sættes et arkivudvalg bestående af arkivleder og mindst 2 medlemmer. Flertallet af arkivudvalget skal være medlemmer af bestyrelsen. Arkivlederen er ansvarlig for arkivets drift.

Stk. 5.  Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer eller 20% af medlemmerne skriftligt fremsætter begæring herom. Begæringen skal omfatte den ønskede dagsorden. Indkaldelse skal ske på samme måde som ved den ordinære generalforsamling.

Stk. 6.  Vedtagelser i bestyrelsen kræver, at over halvdelen stemmer for forslaget.

Stk. 7.  Der føres protokol over vedtagne beslutninger.

§ 6.

Stk. 1. Bestyrelsen fastsætter arkivets åbningstider.

Stk. 2. Medlemmer af arkivudvalget, som ikke måtte være bestyrelsesmedlemmer, deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.

§ 7.

Arkivet tegnes af arkivlederen.

§ 8.

Bestyrelsen og arkivlederen hæfter ikke personligt for de af arkivet indgåede forpligtelser. Arkivet hæfter med sin eventuelle formue.

§ 9.

Stk. 1. Arkivets regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet revideres af de ved generalforsamlingen valgte revisorer.

Stk. 2.  Regnskabet godkendes af den ordinære generalforsamling.

§ 10.

Stk. 1.  Nedlæggelse af arkivet kan kun ske efter vedtagelse på en hertil indkaldt ekstraordinærgeneralforsamling. Vedtagelse skal ske med mindst 2/3 majoritet af samtlige fremmødte medlemmer.

Stk. 2.  I tilfælde af arkivets ophør skal arkivalierne anbringes, så de forbliver i offentlig eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.

Stk. 3.  Ved nedlæggelse træffer bestyrelsen beslutning om anvendelse af arkivets eventuelle formue, der dog under alle omstændigheder skal anvendes til almene formål i Agerskov Sogn.

Stk. 4.  Arkivets bestyrelse kan ikke træde tilbage før afviklingen og anbringelsen af arkivalier og eventuel formue er tilendebragt.

§ 11.

Ændring af nærværende vedtægter kan ske ved beslutning på en generalforsamling. Forslag herom skal fremgå af indkaldelsen og vedtagelsen sker ved simpelt flertal.

Således vedtaget på generalforsamlingen den 8. februar 2024

Jens Lautrup                                               Hans Buhl                             Peter Rudolph

Karin Kristensen                                         Hanne Poulsen