VEDTÆGTER FOR AGERSKOV SOGNS LOKALHISTORISKE ARKIV
§ 1
Agerskov Sogns Arkiv er selvejende med hjemsted i Agerskov, Tønder Kommune. Arkivet er stiftet 23.5.1991 i Nr. Rangstrup Kommune.
§ 2
Arkivets formål er at indsamle og bevare arkivalier, billed- og lydoptagelser samt kopier af originale arkivalier, som arkivet ikke kan få overdraget.
Stk. 2. Arkivet skal foretage registrering af arkivalierne og opbevare disse på en betryggende måde.
Stk. 3. Arkivet skal give interesserede mulighed for efter gældende regler for tilgængelighed (herunder hensyn til beskyttelse af privatlivets fred, indgåede aftaler og evt. deponering) at beskæftige sig med arkivalier samt skal være til rådighed med hjælp og rådgivning. Udlån kan ikke finde sted.
§ 4
Den til arkivets drift nødvendige kapital tilvejebringes ved tilskud fra offentlige myndigheder, private institutioner, fonde, organisationer og virksomheder. Desuden gennem lovgivningen efter de til enhver tid gældende regler samt eventuelt kontingenter og tilskud fra Lokalhistorisk Forening for Agerskov Sogn.
§ 5 Arkivets øverste myndighed er en bestyrelse på 5 medlemmer. Denne vælges på den ordinære generalforsamling for en 2-årig periode med skiftevis 2 og 3 medlemmer. Der er 2 revisorer, som skiftende vælges for en 2-årig periode. Der vælges årligt 2 suppleanter for bestyrelsen og 1 for revisorerne.
Stk. 2. Den ordinære generalforsamling afholdes hvert år i januar måned og indkaldes med mindst 14 dages varsel gennem den lokale presse.
Stk. 3. Den ordinære generalforsamlings dagsorden skal omfatte mindst følgende punkter:
- Valg af dirigent
- Formandens beretning
- Arkivlederens beretning
- Kassererens forelæggelse af det reviderede regnskab til godkendelse
- Fastlæggelse af årsbudgettet
- Indkomne forslag
- Valg
- Eventuelt
Stk. 4. Bestyrelsen konstituerer sig selv med formand, næstformand, sekretær og kasserer. Der nedsættes et arkivudvalg bestående af arkivleder og mindst 2 medlemmer. Flertallet af arkivudvalget skal være medlemmer af bestyrelsen. Arkivlederen er ansvarlig for arkivets drift.
Stk. 5. Ekstraordinær generalforsamling skal afholdes, når mindst 3 bestyrelsesmedlemmer eller 20 % af medlemmerne skriftligt fremsætter begæring herom. Begæringen skal omfatte den ønskede dagsorden. Indkaldelse som ved den ordinære generalforsamling.
Stk. 6. Vedtagelser i bestyrelsen kræver, at over halvdelen stemmer for forslaget.
Stk. 7. Der føres protokol over vedtagne beslutninger.
§ 6
Bestyrelsen fastsætter arkivets åbningstider.
Stk. 2. Medlemmer af arkivudvalget, som ikke måtte være bestyrelsesmedlemmer, deltager i bestyrelsesmøderne uden stemmeret.
§ 7
Arkivet tegnes af bestyrelsens formand og arkivlederen i forening.
§ 8
Bestyrelsen og arkivlederen hæfter ikke personligt for de af arkivets indgåede forpligtelser. Arkivet hæfter med sin eventuelle formue.
§ 9
Arkivets regnskabsår følger kalenderåret. Regnskabet revideres af de ved generalforsamlingen valgte revisorer.
Stk. 2. Regnskabet godkendes af den ordinære generalforsamling.
§ 10
Nedlæggelse af arkivet kan kun ske efter vedtagelse på et hertil indkaldt ekstraordinært bestyrelsesmøde. Vedtagelsen skal ske med mindst 2/3 majoritet af samtlige bestyrelsesmedlemmer.
Stk. 2. I tilfælde af arkivets ophør skal arkivalierne anbringes, så de forbliver i offentligt eje og deres offentlige tilgængelighed er garanteret.
Stk. 3. Ved nedlæggelse træffer bestyrelsen beslutning om anvendelse af arkivets eventuelle formue, der dog under alle omstændigheder skal anvendes til almene formål i Agerskov sogn.
Stk. 4. Arkivets bestyrelse kan ikke træde tilbage før afviklingen og anbringelsen af arkivalierne og eventuel formue er tilendebragt.
§ 11
Ændringer af nærværende vedtægter kan ske ved beslutning på generalforsamling. Forslag herom skal fremgå af dagsordenen, og vedtagelsen sker ved simpelt flertal.